Identifier l'état physique d'un fonds c'est prendre la mesure de son encombrement et de son état de conservation, autant de paramètres qui vont compter pour déterminer les moyens budgétaires et humains nécessaires pour le traiter.
Quel est le volume du fonds ?
Selon le mode de stockage du fonds, il est possible d'estimer son volume (surface x hauteur) ou le nombre de mètres linéaires (métrage des étagères) qu'il occupe et ainsi en déduire la surface nécessaire à son conditionnement et son stockage.
Quel est l'état de conservation du fonds ?
Pour juger de l'état de conservation, il faut être en capacité de regarder et être attentif aux signes de dégradation: images jaunies, couleurs virées, tirages roulés, gondolés, cassés, traces de colle ou de moisissures, décollements, craquèlements, objets collés entre eux, odeur de vinaigre, etc.
Cette première observation visuelle vous permettra de prioriser les interventions et d'évaluer les moyens à mettre en œuvre pour reconditionner et conserver correctement les items. Vous pouvez ne pas vous estimer compétent pour effectuer ce premier état sanitaire. Dans ce cas il conviendra de faire appel à un spécialiste en conservation préventive et ou en restauration.
Deux organismes pour vous aider:
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Quelle est la qualité du conditionnement des objets, des ensembles ?
Le conditionnement peut être absent et à prévoir ou à remplacer,à plus ou moyen long terme. Des matériaux de stockage (boîtes, pochettes, etc.), sans être conformes aux prescriptions normalisées, peuvent n’avoir engendré aucune altération au cours des années passées. Leur remplacement n’apparaît pas alors comme une priorité. Attention cependant avant d’éliminer des conditionnements non adaptés à la conservation, car ces derniers peuvent être des éléments indispensables à la compréhension du fonds. Il faudra penser à reporter l'ensemble des informations avant un éventuel reconditionnement. On pourra aussi conserver quelques éléments à titre d’exemples.
